Der NWB Verlag stellt für das Controlling seine Business Intelligence Architektur und die Planungsumgebung schrittweise neu auf

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Anforderungen an das Berichtswesen sowie Ansprüche an die Analyse- und Planungsfunktionalitäten wachsen in Unternehmen manchmal schneller als die technische Infrastruktur es zulässt. Auch der NWB Verlag aus Herne war Ende 2013 an den Punkt gekommen, seine bisherigen BI-Lösungsansätze komplett zu überdenken. Zusammen mit dem BI-Team der noventum consulting GmbH konnte in der Folge in mehreren Schritten eine grundlegende Erneuerung der BI-Architektur vorgenommen werden. Nach der Einführung eines Enterprise DWH als Basis für Berichtswesen und Analyse stand für 2015 die Qualitätsverbesserung der Planungsprozesse an. Durch das erfolgreich abgeschlossene Projekt sind die Controller des NWB Verlags heute in der Lage, mit deutlich geringerem Aufwand detailliertere, flexiblere und qualitativ hochwertigere Planungsergebnisse vorzulegen.
Der NWB Verlag ist der führende deutsche Fachverlag für Steuerrecht, Wirtschaftsrecht sowie Rechnungswesen. Das Verlagsprogramm umfasst Datenbanken, Software, Zeitschriften, Bücher und Seminare. Durch die Vielzahl der einzelnen Produkte und Produktgruppen im Verlag befinden sich die 250 Mitarbeiter in einem komplexen Planungsprozess.

Die Ausgangslage

Planungsprozesse im NWB Verlag waren bedingt durch die komplexen Produktstrukturen und die fehlende technologische Unterstützung sehr langwierig. Mit Hilfe einer Vielzahl von Excel-Dokumenten wurden die erforderlichen Planungsfunktionalitäten (z.B. Eingabe, Verteilung, Umlage) umgesetzt. Die Planung erforderte aufwendige und fehleranfällige Arbeitsschritte: manuelles Kopieren von Daten und Aktualisieren von Excel-Verweisen, Pflege und Erweiterung der komplizierten Excel-Dokumente, ständige Fehleranalyse und -korrektur etc. Um die Komplexität der Excel-Dokumente in Grenzen zu halten, waren die einzelnen Planungsstränge weitestgehend voneinander separiert. Es gab kein integriertes Planungsergebnis für das gesamte Unternehmen. Unter diesen Voraussetzungen waren eine Szenarienrechnung und der Vergleich unterschiedlicher Planversionen undenkbar.

Das Projektziel

Nach der erfolgreichen Einführung eines Enterprise DWH für das Berichtswesen und die Analyse von Istdaten aus dem Verlagssystem Kloppotek und der Finanzbuchhaltung Gypsilon wurde die Verbesserung der Planung angestrebt. Hierfür konzipierte die Controlling-Abteilung des NWB Verlags zusammen mit den noventum-Beratern einen vollständig neuen Planungsprozess unter Berücksichtigung der dafür erforderlichen technischen Unterstützung. Das Ziel war es, die Planungsqualität zu erhöhen und gleichzeitig den Planungsprozess zu beschleunigen. Dafür musste der Aufwand für rein administrative und technische Tätigkeiten, wie z.B. die manuelle Zusammenführung von Daten, deutlich reduziert werden, um mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit zu gewinnen. Die technische und inhaltliche Qualität der Planungsergebnisse sollte bei deutlich geringerem Aufwand erhöht werden. Wenn bisher Szenarien, Planversionen und deren Vergleich wegen des hohen manuellen Aufwandes unrealistisch waren, sollten diese zukünftig möglich sein. Kurz gesagt: Der gesamte Planungsprozess sollte intelligenter und smarter aufgestellt werden.

Das Projektergebnis

Der NWB Verlag hat heute eine neue Planungslösung, mit der die definierten Ziele erreicht wurden.
Der Planungsprozess wurde überarbeitet und in einer Planungsdatenbasis umgesetzt, die komplett in das zentrale Enterprise DWH integriert ist. Die unterschiedlichen Eingaben von Produkt- und Kostenstellen sowie Projektverantwortlichen können miteinander kombiniert werden. So kann ein detailliertes und integriertes Planungsergebnis per Knopfdruck erstellt werden. Mit Hilfe eines multidimensionalen Cubes kann dieses ausgewertet und direkt mit Istwerten in Verbindung gebracht werden.
Die initiale Datenerfassung erfolgt weiterhin mit Excel. Dafür wurden circa zwanzig standardisierte Templates für die Dateneingabe definiert, in denen alle für den Planungsprozess des NWB Verlags erforderlichen und relevanten Treiber (z.B. Absatzzahlen, Durchschnittspreise, Honorarquote) berücksichtigt sind. Für die Planerstellung werden auf dieser Basis in insgesamt ca. hundert Excel-Dokumenten die Treiber für die unterschiedlichen Produkte, Kostenstellen, Projekte usw. von den jeweils verantwortlichen Personen bereitgestellt. Die automatisierte Initialisierung dieser Dateien auf Basis historischer Werte aus dem DWH ermöglicht dabei allen Beteiligten eine effiziente und sinnvolle Planung.
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