Die Mietverwaltung – nicht jeder Vermieter möchte alles selbst regeln

Wer Eigentümer eines Mietshauses ist, der möchte sich nicht mit der Abwicklung der kaufmännischen, technischen und juristischen Angelegenheit befassen. Sei es, da das Wissen fehlt und/oder die Zeit. Eine Mietverwaltung übernimmt all diese Aufgaben, die mit einem Mietshaus in Verbindung stehen. Im Gegensatz zu einer WEG-Verwaltung, von der das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) betreut wird, obliegt der Mietverwaltung vorwiegend die Vermietung sowie Durchführung und Abwicklung der Mietverhältnisse. Bei einem Eigentümer kann es sich um eine natürliche Person handeln, mehrere Personen, wie bspw. Erbengemeinschaft, Ehegatten oder BGB-Gesellschaften oder um juristische Personen, wie bspw. einer GmbH.

Der Vertrag ist entscheidend bei der Miethausverwaltung und den Leistungen

Im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist genau geregelt, was die WEG-Verwaltung beinhaltet, so ist das bei der Miethausverwaltung nicht genauer vom Gesetzgeber definiert. Dies gilt ebenfalls in Hinsicht auf die zu erbringenden Leistungen des Miethaus-Verwalters. Daher ist allein der Inhalt des Verwaltervertrags entscheidend für den Gegenstand der Miethausverwaltung und der Leistungen des Verwalters. Die Leistungen, die vertraglich vereinbart sind, werden von der Miethausverwaltung geschuldet und sind vom Verwalter zu erbringen.

Dies ist der Grund, warum die Leistungen des Verwalters letztlich im Vertrag definiert werden, wobei die Leistungen „mittlerer Art und Güte“ geschuldet sind. Hier ist der § 243 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend anzuwenden. Das bedeutet, dass der Eigentümer Anspruch auf die Leistungen eines durchschnittlichen Verwalters hat, soweit diese Leistungen, wie im Verwaltervertrag vereinbart, zu erbringen sind.

Die Aufgaben der Miethausverwaltung

Um es einfacher auszudrücken: Übernimmt beispielsweise die Miethausverwaltung Berlin ein Objekt, dann kümmert sie sich um alles, was mit der Miete und den Betriebskosten zusammenhängt. Überdies fällt in das Aufgabenfeld der Ausgleich sämtlicher fälliger Rechnungen. Ein letztes Aufgabenfeld ist die Sorge für die technischen Angelegenheiten, wie der Funktion der Gemeinschaftseinrichtungen und der Prüfung, ob Wartungs-, Reparatur- oder Sanierungsarbeiten erforderlich sind.

Folgende Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung im Einzelnen:

Übernahme des Objekts

Wird von einer Verwaltung ein Mietobjekt übernommen, dann gilt es im ersten Schritt, alle Stammdaten zum Objekt und dessen Mieter in der Software zu erfassen und im System anzulegen. Des Weiteren übernimmt die Verwaltung das bestehende offene Fremdkonto bzw. richtet ein neues Konto ein. Darüber hinaus gilt es, das Vorhandensein und die Anlageform der vorhandenen Kautionen zu überprüfen. Sofern der Immobilienbesitzer damit einverstanden ist, überprüft die Mietverwaltung zudem die bestehenden Versicherungsverträge sowie die Verträge mit Dienstleistern auf Einsparmöglichkeiten. Zudem stellt sich die Frage bei den Versicherungen, ob die Deckungshöhe noch ausreicht.

Ein weiterer Schritt besteht darin, die vorhandenen Mietverträge auszuwerten. Diese werden hinsichtlich der Angemessenheit der Miethöhe, der Umlagefähigkeit von Betriebskosten und der Wirksamkeit von Klauseln für Klein- und Schönheitsreparaturen überprüft.

Sinnvoll ist zudem eine Begehung, um so eine bauliche und technische Bestandsaufnahme im Rahmen der Übernahme vorzunehmen. Dazu gehört der Zustand der Gebäudeteile, vorhandene Haustechnik und die Wohnungen nebst Ausstattung.

Die finanzielle Betreuung

Die Vereinnahmung und Überwachung der Mietzahlungen und sonstigen Zahlungen der Mieter gehört zur finanziellen bzw. kaufmännischen Betreuung der Mietverwaltung. Darin enthalten ist auch die Betreibung offener Zahlungen im Mahnverfahren sowie die Beauftragung von rechtlichem Beistand, sofern das Mahnverfahren keinen Erfolg hat. Außerdem hat der Mietverwalter sich um den Ausgleich von fälligen Rechnungen und Forderungen zu kümmern. Sollten die vorhandenen Gelder bzw. die Mieteinnahmen voraussichtlich nicht ausreichend, ist der Eigentümer des Objekts darüber zu informieren.

Im Kontext der Zahlungseingänge und -ausgänge steht die Mietverwaltung ebenfalls in der Pflicht der laufenden Buchhaltung für das Mietshaus. Dazu gehört auch, dass der Eigentümer in regelmäßigen Abständen eine Aufstellung über sämtliche Zahlungsvorgänge erhält, ebenso wie der Zahlungsstände der Mieter, Stände der Kostenkonten und dem Banksaldo.

Weiterhin obliegt der Mitverwaltung die rechtzeitige Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Dies umfassen ebenfalls die Abmahnung und Eintreibung der Nachzahlungen aus der Abrechnung, die Bearbeitung von Widersprüchen, die gegen die Abrechnung bzw. einzelner Positionen eingehen.

Die technische Betreuung

Regelmäßige Begehungen zur Bestandsaufnahme und Mängelfeststellung gehören zu der technischen Betreuung des Mietshauses. Die Erstellung eines Zustandsberichts mit etwaigen Empfehlungen für Erhaltungsarbeiten ist darin inbegriffen, der dann dem Eigentümer übermittelt wird.

Eigenständig hat die Miethausverwaltung Notmaßnahmen, die keinen Aufschub zulassen, wie bspw. ein Wasserrohrbruch in Auftrag zu geben. Dies gilt ebenfalls für kleinere Instandsetzungen bis zur Höhe des Betrags, der im Verwaltervertrag festgelegt ist – ohne die Zustimmung des Eigentümers. Sind größere Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten notwendig, die werden erst nach Zustimmung des Eigentümers vergeben und von der Miethausverwaltung überwacht und abzurechnen. Mängelrügen und die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen zählen ebenfalls zur Aufgabe der Mietverwaltung.

Sind Schadensmeldungen an Versicherungen und ggf. an den Verursacher erforderlich, dann steht hier die Verwaltung ebenfalls in der Pflicht. Ferner hat die Verwaltung die Wahrung von Versicherungspflichten (Vergabe des Winterdienstes) einschließlich TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung von technischen Verordnungen inne.

Zu guter Letzt hat die Mietverwaltung Hausmeister, Reinigungskräfte und Handwerker einzuweisen. Eine weitere Aufgabe ist die Bestellung von speziellen, nicht nachmachbaren Schlüsseln sowie von Heizöl.